Pour un petit établissement d'enseignement comme le Central Wyoming College (CWC), enrichir l'expérience des étudiants est essentiel en vue de maintenir le niveau des effectifs. Les étudiants d'aujourd'hui veulent et doivent accéder à des outils souples pour travailler avec leurs camarades de classe et communiquer avec leurs professeurs. "Nous devons fournir autant de services qu'un grand établissement ; par exemple, des applications utilisables sur des appareils mobiles", explique John Wood, directeur des services d'information du Central Wyoming College. "Mais les coûts doivent rester fixes. Nous ne pouvons pas doubler la taille du département informatique ni notre budget, c'est pourquoi un modèle cloud nous a semblé être la bonne solution."

Les outils cloud ont également permis de répondre aux défis uniques caractéristiques d'un centre universitaire situé dans une région rurale où les étudiants, les enseignants et le personnel administratif doivent effectuer de longs trajets pour se rendre dans l'établissement. Les 2 000 étudiants se répartissent dans quatre campus, et aussi dans quelques endroits reculés en pleine nature pour le programme d'éducation en plein air. "Il est extrêmement compliqué pour nos étudiants de se rencontrer en personne", fait remarquer Wood.

Parallèlement, les étudiants sont encouragés à travailler en équipe. "La collaboration entre les étudiants est beaucoup plus courante qu'il y a quelques années”, constate Wood. "Les professeurs attribuent des projets à des groupes d'élèves et non plus à des élèves individuels. La collaboration est également devenue la norme du côté du personnel", ajoute Wood. "Je n'arrive d'ailleurs pas à me souvenir de la dernière fois où j'ai travaillé seul sur un projet."

Un accès hors campus à sa messagerie et à ses documents

Les systèmes existants de messagerie et de stockage de fichiers du CWC n'offraient pas aux étudiants et aux membres du personnel la souplesse nécessaire en termes de lieu de travail et de manière de travailler. Ils devaient être présents sur le campus pour pouvoir accéder aux e-mails et aux documents stockés. Les personnes qui avaient besoin de transporter des fichiers de l'établissement à leur domicile devaient recourir à des moyens très prosaïques, comme les clés USB ou les disques durs externes, qui non seulement posaient des questions de sécurité et exposaient les réseaux aux virus, mais présentaient également l'inconvénient de créer plusieurs versions de documents essentiels.

Wood pensait que le cloud et le bon rapport qualité-prix étaient les deux ingrédients principaux pour permettre l'accès depuis n'importe où à de meilleurs outils de messagerie, de stockage et de productivité. Le problème de la messagerie a été résolu en premier : le système de messagerie interne au campus du CWC a été remplacé par Gmail. Outre le fait que les outils Google Workspace for Education sont disponibles sans frais pour les établissements, Wood a constaté que l'adoption de cet outil a également permis à son département informatique d'économiser du temps et de l'argent.

"La gestion du système de messagerie interne nécessitait plus de personnel et plus de serveurs", constate Wood. "Avec Gmail, il nous suffit de provisionner de nouveaux comptes et ça s'arrête là. C'est Google qui gère le spam, ce qui était auparavant un problème sans fin pour le service informatique. Pour un petit service informatique, se débarrasser de ces tâches est du simple bon sens", conclut Wood.

Élaboration des budgets : une approche collaborative

Lorsque les étudiants et les professeurs ont commencé à utiliser d'autres outils Google Workspace, tels que Google Sheets et Google Meet, ils ont découvert de nouvelles manières de travailler en équipe, même quand ils ne se trouvaient pas dans la même classe, bibliothèque ou salle de travail. Les professeurs et les membres du personnel administratif peuvent choisir de travailler à distance si nécessaire afin de limiter les longs trajets nécessaires pour se rendre sur les campus CWC. "Leur collaboration peut maintenir s'effectuer d'autres manières", explique Wood. "Les Meet connaissent de plus en plus de succès, car les étudiants peuvent les utiliser pour se rencontrer en face à face lorsqu'ils ne sont pas présents sur le campus."

Avec Google Workspace, les étudiants disposent de tous les outils dont ils ont besoin pour rédiger leurs documents universitaires ou effectuer des recherches avec des camarades de classe. "Ils n'ont pas besoin d'acheter une version pour étudiant de Microsoft Office", explique Wood. "C'est le même produit pour eux et nous. Je n'ai pas à me préoccuper de ceux qui installeraient des logiciels extérieurs ni à vérifier s'ils ont correctement installé les logiciels."

Même les feuilles de calcul budgétaires deviennent collaboratives. Les administrateurs avaient l'habitude de faire circuler par e-mail les feuilles de calcul pour apporter les modifications éventuelles et obtenir les approbations nécessaires, mais cette méthode favorisait l'introduction d'erreurs, ou même l'apport de modifications par des personnes non autorisées à modifier les budgets. Aujourd'hui, Wood et les autres directeurs de département peuvent créer une feuille de calcul unique dans Google Sheets, et ajouter des autorisations utilisateur cellule par cellule.

"Cet outil est vraiment puissant et évite de s'embrouiller dans les allers-retours de documents et d'e-mails", explique Wood. "Plus personne ne peut écraser des données dans des cellules sans en avoir l'autorisation."

Grâce aux autorisations de "propriétaire" des étudiants et des membres du personnel, ceux-ci peuvent contrôler les utilisateurs qui sont autorisés à partager leur travail. "Auparavant, le partage des documents et des dossiers était sous le contrôle des administrateurs informatiques", explique Wood. "Désormais, les utilisateurs peuvent décider."

Grâce à ces outils cloud accessibles sans frais, le CWC peut fournir une meilleure expérience d'apprentissage aux étudiants, sans augmenter les coûts. "Même des outils simples nous aident à réduire les coûts et à économiser du temps", souligne Wood. "Par exemple, pour les demandes d'autorisation de voyage pour les déplacements, plusieurs allers-retours de formulaires étaient auparavant nécessaires. Aujourd'hui, nous pouvons créer un formulaire Google partagé que chacun peut vérifier et modifier."

Constatant que la collaboration est devenue incontournable dans le monde de l'enseignement et du travail, Wood considère que la possibilité qui est donnée aux étudiants de se familiariser avec l'utilisation de Google Workspace avant de démarrer leur carrière représente un avantage durable. "Les commentaires et les suggestions que les étudiants partagent les aident à mieux travailler ensemble", déclare Wood. "Et, point également important, ils mettent ainsi en place les savoirs comportementaux dont ils auront besoin pour collaborer dans le cadre professionnel."