Studenten und Mitarbeiter am University College Dublin sparen mit der Google Workspace Zeit und arbeiten besser zusammen

Damit Studenten, Dozenten und Mitarbeiter untereinander und mit Onlineressourcen verbunden sein können, musst das UCD ihnen einen unkomplizierten Zugang zu E-Mail und Produktivitätstools bieten – und das, ohne die IT-Abteilung weiter zu belasten. "Wir müssen ein offenes Netzwerk bereitstellen, das nicht an ein bestimmtes Gerät gebunden ist, und bei dem alles kabellos funktioniert", so Brian Morrissey, Head of Web Services des Colleges. Bei 32.000 Studenten und 6.000 Mitarbeitern kann das Campusnetzwerk bis zu 40.000 Computer, Tablets und Smartphones umfassen. Und über alle werden E-Mails versendet und Dokumente geteilt. "Unsere Campus-Community wünscht sich ständige Verfügbarkeit und möchte keine Zeit damit verlieren, Geräte zu registrieren oder eine Verbindung zum E-Mail-System herzustellen", meint Morrissey.

Das Sunmail-E-Mail-System der Universität war für Morrissey und seine IT-Kollegen sehr arbeitsaufwändig und für die Studenten und Mitarbeiter nicht besonders nutzerfreundlich. "Das System war sehr ressourcenintensiv, sowohl was die Kosten, als auch die Arbeitsstunden betraf – beides wollten wir verringern", erklärt Morrissey. Die Mitarbeiter der IT-Abteilung überwachten mehrere große E-Mail-Server und kümmerten sich um Spam sowie um die Antivirus-Software, die wiederum auf eigenen Servern lief. Studenten und Mitarbeiter beschwerten sich über eingeschränkten Speicherplatz für ihre Konten, weswegen ständig Nachrichten gelöscht werden mussten. "Die Erneuerung der Architektur für ein System, dessen Funktionen nicht mehr mit modernen Entwicklungen Schritt halten konnten, hätte eine sechsstellige Summe verschlungen", so Morrissey. Die IT-Abteilung entschied sich also, auf ein cloudbasiertes E-Mail-System umzustellen, das sich leicht implementieren und verwalten lässt.

Migration mit lokalen Helpdesks vereinfacht

Die UCD ersetzte ihr in die Jahre gekommenes, umständliches E-Mail-System durch Gmail. "Das wichtigste Argument für Google war, dass Gmail eine verlässliche, ständig verfügbare und intuitive Lösung ist", sagt Morrissey. "Außerdem ist die Oberfläche allen vertraut."

Damit die Umstellung auf Google erfolgreich ist, migrierten Morrissey und seine Kollegen die E-Mail-Nachrichten von Mitarbeitern und Studenten abteilungsweise zu Gmail. Anschließend richteten sie temporäre Helpdesks in den Abteilungen ein. "Wir unterstützten die Mitarbeiter in ihren Büros und standen den Studenten auf den Fluren des Campus zur Verfügung", erzählt Morrissey. "Wir haben viel Zeit in die Zusammenarbeit mit den Nutzern gesteckt. Das war eine große Investition, die sich unserer Meinung nach aber ausgezahlt hat, weil alle schnell auf das neue E-Mail-System umgestiegen sind."

Die Studenten und Mitarbeiter gewöhnten sich schnell an Gmail und entdeckten auch die anderen Tools der Google Workspace, darunter Google Docs, Kalender und Google+. "Davon waren wir überrascht, weil wir uns nur auf die E-Mail-Funktion konzentriert hatten", sagt Morrissey. Mitarbeiter und Dozenten erkannten, dass die Google Workspace nutzerfreundlicher war als viele andere Produktivitätstools, weil der Zugriff darauf von jedem Gerät aus möglich ist. Google Kalender war ein echter Durchbruch, erklärt Morrissey. Vorher nutzten die Abteilungen der Universität verschiedene Kalender-Apps. Es gab also keine einheitliche Möglichkeit, um die Studenten über Änderungen von Kurszeiten oder die Sprechzeiten der Professoren zu informieren.

Kreative Ideen, um Zeit zu sparen und Lehrstrategien auszutauschen

Die Mitarbeiter des UCD setzten die Google Workspace auf kreative Weise ein, um zeitraubende Prozesse zu optimieren und sich leichter untereinander und mit den Studenten auszutauschen. Die Dozenten gründeten bei Google+ die UCD Teaching and Learning Community, in der sie Ideen für eine bessere Lernerfahrung posten und sich gegenseitig Feedback geben. "Wenn wir das ohne Google versucht hätten, wäre die Beteiligung vermutlich viel geringer ausgefallen", meint Morrissey. Auch die IT-Abteilung hat jetzt statt einer E-Mail-Liste eine eigene Google+ Community, in der Präsentationen zu neuen technologischen Entwicklungen geteilt werden.

An der UCD School of Veterinary Medicine nutzen Mitarbeiter und Dozenten die Google Workspace, um Lehrveranstaltungen zu planen. Die Dozenten baten Web Services Team Leader Matthew Hynes um eine Möglichkeit, Lehrpläne zu teilen, damit Themen nicht von Kurs zu Kurs dupliziert werden müssen. Hynes schlug den Dozenten vor, eine Mastertabelle in Google Tabellen zu erstellen, in der Lehrveranstaltungen für jeden Kurs im Bereich Veterinärmedizin aufgeführt werden sollten. Mithilfe von Google Sites erstellte Hynes dann eine Website, bei der die Daten aus der Mastertabelle abgerufen werden. Anschließend werden Diagramme erstellt, aus denen abzulesen ist, welche Themen wann unterrichtet werden.

Der Umstieg auf Google hat nicht nur kreative Möglichkeiten geschaffen, um Zeit zu sparen und den Unterricht zu verbessern, sondern dem UCD auch Kosten erspart. Im Gegensatz zur alten E-Mail-Lösung entfielen mit Gmail die Kosten für Hardware und Wartung sowie Antivirus- und Spam-Software, und laut Morrissey konnte die Universität dadurch einen beträchtlichen sechsstelligen Betrag einsparen.

"Wir werden jetzt nicht mehr ständig angerufen, weil Nutzer keine Verbindung zum E-Mail-System herstellen können oder ihnen der Speicherplatz ausgeht", sagt Morrissey. "Mit Gmail sind Speicherplatzkontingente kein Thema mehr."