Mesmo não sendo um grupo muito grande, os alunos e funcionários da St. Norbert College (SNC) achavam a interação entre os departamentos difícil devido aos processos baseados em papel e às ferramentas antigas de e-mail e produtividade. Os líderes de tecnologia, como o tecnólogo instrucional Ben Hommerding, perceberam o potencial das ferramentas na nuvem para ajudar os alunos e professores a trabalhar juntos facilmente e compartilhar informações com precisão e rapidez.

Segundo Ben: "Antes da mudança para o Google, usávamos nosso sistema de e-mail hospedado localmente e armazenávamos todos os arquivos nos nossos servidores. Mas não havia muita colaboração. Os documentos eram repassados em longas conversas de e-mail, e as informações ficavam perdidas em muitos lugares". Os administradores usavam formulários impressos para reunir e atualizar as descrições dos cursos, um processo complicado que gerava erros e atrasos.

Armazenamento para tudo e acesso em qualquer lugar

"Depois que as pessoas entenderam como o Google Workspace funcionava, com armazenamento ilimitado para e-mails e compartilhamento de arquivos com todo o campus, elas ficaram maravilhadas", lembra Ben. Os professores descobriram que poderiam usar o Documentos Google para comentar nos trabalhos dos alunos enquanto eles estivessem sendo feitos, criando "uma conversa ao vivo com os alunos", ele acrescenta.

Os professores também começaram a usar o Google Drive para armazenar documentos necessários para as aulas. Ben conta: "Antes, fazer o download dos documentos fora do campus ou em casa era um problema. Agora podemos acessar tudo em qualquer lugar".

O conceito "tudo em qualquer lugar" fazia parte do novo programa "traga seu próprio dispositivo" (BYOD, na sigla em inglês) da instituição para alunos e professores, que incluía substituir os computadores de mesa dos professores por laptops. De acordo com Ben: "Se você está mudando para uma política de BYOD, é necessário ter estratégias para as pessoas compartilharem conteúdo pelo Google Workspace em qualquer dispositivo que elas tenham. Foi por isso que achamos que o Google seria uma boa opção para nós".

Com os Drives de equipe do Google, onde os arquivos pertencem a grupos, e não a indivíduos, o armazenamento dos documentos administrativos é compartilhado. Dessa forma, a administração conseguiu gerenciar facilmente as contratações de alunos, já que os arquivos não seriam armazenados no Google Drive deles.

Mais rapidez e precisão nos processos administrativos comuns

Para melhorar as atualizações do catálogo de cursos da faculdade, a equipe de serviços de TI da SNC usou o Apps Script para criar um código personalizado do Google Workspace que coletasse as descrições dos cursos pelo Formulários Google e transmitisse as informações para o Documentos e o Planilhas Google. Esse aplicativo simplifica o processo de aprovação de mudanças e novos cursos para que os responsáveis pelas aprovações e os professores saibam em que etapa do processo as propostas deles estão. Com a ajuda de funcionários que também são alunos, Ben está testando o App Maker nesses processos como parte de um programa de acesso antecipado, o programa-piloto do Google que convida usuários como Ben a testar e dar feedback sobre produtos que serão lançados. O feedback dos participantes do programa é usado para melhorar e adaptar os produtos de acordo com as necessidades dos usuários.

Depois que Ben criou o código personalizado do Google Workspace, os administradores fizeram o catálogo usando o Documentos Google. O novo processo eliminou as longas conversas por e-mail e as correções de erros que atrasavam a elaboração do catálogo. Ele conta: "A equipe que nos pediu para desenvolver esse processo ficou muito satisfeita".

O Formulários Google também ajuda os administradores a reunir informações com rapidez e precisão, principalmente no Centro Sturzl de aprendizagem e serviços para a comunidade, na faculdade, que promove a participação comunitária.

"Gerenciamos muitos serviços que ocorrem apenas uma vez e, antes do Formulários Google, o registro era um processo complicado", conta Susan Angoli, coordenadora da participação da comunidade em eventos. No ano passado, o Centro Sturzl atualizou o processo de registro no Dia de serviços de Martin Luther King para facilitá-lo. Susan usou o complemento "Choice Eliminator" do Formulários Google, que remove as opções de voluntariado depois que a quantidade suficiente de alunos se inscreve para um determinado lugar ou horário.

A equipe de serviços de TI da SNC também está usando o Google Workspace e o App Maker para simplificar o processo de registro e aprovação do Tech Bar da faculdade, um novo serviço que oferece treinamento em tecnologia e solução de problemas para alunos e funcionários. Para alguns projetos de turma da St. Norbert College, os alunos precisam participar de workshops no Tech Bar para comprovar que tiveram treinamento em determinadas habilidades, como a criação de blogs e vídeos.

Com o App Maker, Ben criou um aplicativo personalizado para permitir que os instrutores do Tech Bar enviem um "recibo" aos professores, comprovando que os alunos concluíram o treinamento. O aplicativo também permite que os alunos avaliem os instrutores do Tech Bar. Ben planeja adicionar um sistema de agendamento ao Tech Bar. Por enquanto, as reuniões são programadas com o recurso de horários disponíveis do Google Agenda.

Preparação para o futuro

Ao adotar o Google Workspace, a St. Norbert College está se preparando para um futuro em que a colaboração e o acesso são uma necessidade, não apenas "boas opções", afirma Ben. Isso inclui reduzir a dependência de servidores e ferramentas que precisem ser mantidas pelas equipes de TI. "Recentemente, tivemos uma queda de energia no campus. Pudemos enviar e-mails e documentos usando nossos smartphones ou pontos de acesso, algo impensável com o sistema de e-mail antigo", ele conta.

Preparar para o futuro também significa escolher ferramentas que os alunos já utilizam, para que o tempo de adaptação à tecnologia seja mínimo. "Nossos dados mostram que 90% dos alunos que chegam ao campus já usam os produtos do Google", conta Ben. Quando compartilham materiais do curso e programam reuniões on-line com o Google Workspace, os professores sabem que os alunos se adaptarão rapidamente ao ambiente de aprendizagem colaborativa.

O departamento de eficácia institucional da faculdade está testando o BigQuery, parte do Google Cloud, para analisar dados sobre os empregos e diplomas avançados que os alunos conseguiram depois que se formaram. O objetivo é determinar como a faculdade está preparando os alunos para o futuro profissional.

Ben está pensando em usar outras ferramentas do Google Cloud para ajudar os funcionários a compartilhar melhor os dados das pesquisas e analisar o desempenho da faculdade.

Segundo Ben: "Escolhemos o Google porque tivemos certeza de que nossos alunos terão os recursos de que precisam neste ano e nos próximos. Se os professores trabalharem mais perto dos alunos e os funcionários atenderem melhor nosso campus, a faculdade se destacará em um mercado competitivo".