A Manhattan College, em Nova York, Estados Unidos, melhora os serviços de tecnologia da informação para dar mais suporte aos alunos e professores

Com uma equipe de 22 pessoas, os recursos do departamento de TI da Manhattan College são limitados. Segundo Jake Holmquist, CIO da instituição, "Como um canivete suíço, podemos fazer muitas coisas, mas não somos especialistas em nenhuma área. Grande parte da nossa equipe é formada por profissionais de TI que lidam com problemas gerais, por isso é difícil transformar uma boa solução em excelente". A faculdade usava muitas ferramentas locais, mas conforme as necessidades aumentaram, os problemas ficaram mais caros e complicados.

Mudança para a nuvem

"Tivemos que recorrer à nuvem. Na maioria dos casos, ela foi a melhor resposta", conta Jake. Desde 2008, a Manhattan College usa as ferramentas do Google. Primeiro foi a transição para o Gmail, que, segundo ele, "foi o passo que nós do TI precisávamos para mostrar para o restante do campus que não havia problemas em operar na nuvem". Considerando o que ele chama de ponto de vista de confiança, além da familiaridade e da facilidade com as ferramentas do Google, fazia sentido continuar usando o Google. "Ter contas do Google Workspace facilitou muito para nossa equipe de TI acessar as ferramentas do Google Cloud e delegar acesso depois que ativamos os serviços", ele afirma.

A abordagem da equipe de TI começou com sistemas redundantes de baixo risco e "sem dados": DNS e pequenos sites sem informações pessoais. Segundo Jake, "Conforme aceleramos a adoção da nuvem e a migração de mais serviços para os usuários, começamos a incluir 'ambiente seguro na nuvem' nas mensagens sobre atualizações e migrações. Além disso, as mensagens incluíam uma nova camada de redundância, e os serviços de alta disponibilidade apresentavam melhor desempenho, eram mais redundantes e confiáveis após a migração para a nuvem, algo que nunca teríamos conseguido no campus".

Com o tempo, segundo Jake, "Nosso desafio tem sido superar as barreiras da nuvem e nos acostumar com um conceito inicialmente estranho tanto para os usuários quanto para a equipe de TI. Depois de cada barreira, foi mais fácil dar os passos seguintes".

Jake observa que quando o Google Cloud foi adotado pela primeira vez, em 2014, as ferramentas não eram bem documentadas. No entanto, desde então, "as ferramentas são mais fáceis de usar, é possível fazer mais pela interface do usuário, a documentação está melhor com exemplos mais úteis, e a comunidade de suporte cresceu".

Os desafios são recompensadores

O principal desafio da Manhattan College foram os grandes aplicativos comerciais que foram migrados. A maioria deles foi projetada para o data center, e, segundo Jake, "na nossa experiência, não apresentaram bom desempenho 'fora do modo tradicional' quando foram movidos para a nuvem. O maior obstáculo foi a definição inicial dessas configurações (não bem documentadas) para otimizar os aplicativos para as novas oportunidades que a nuvem oferece".

No entanto, ele acrescenta que a maior conquista até o momento foi resultado desse desafio: em julho de 2017, a equipe implementou o "Banner 9", uma atualização ao sistema anterior.

De acordo com Jake, "Uma implantação no nosso data center significava comprar um hardware de centenas de milhares de dólares, e nós não sabíamos se ele seria entregue e provisionado a tempo para testes abrangentes e para começar a ser usado no segundo semestre de 2017. Em vez disso, escolhemos a abordagem inédita de implantar os novos componentes do Banner 9 no Compute Engine do Google Cloud. Ativamos componentes de forma fácil e rápida durante a instalação e o teste de upgrade. Quando cometemos alguma falha, rapidamente excluímos a instância e recomeçamos em poucos minutos. Com a ajuda do Suporte do Google, identificamos várias configurações relacionadas à VPN site a site (componentes do Banner 9 no Google Cloud se comunicando com o banco de dados local), a ajustes de desempenho do servidor de aplicativos e, finalmente, a alta disponibilidade e SSL".

No final, foi possível implantar um ambiente de produção com "excelente desempenho e um nível de alta disponibilidade que não teria sido atingido no campus".

Agora, a faculdade pode ativar e provisionar um novo sistema em alguns minutos. Segundo Jake, "Se precisarmos recomeçar, podemos excluí-lo com ainda mais rapidez. Melhor ainda é que mais membros da nossa equipe podem ativar os serviços conforme necessário, em vez de esperar por um administrador do sistema para provisioná-los para eles".

Comemorar os avanços, mas continuar progredindo

Jake queria que a equipe de TI saísse do data center e participasse mais das iniciativas voltadas aos usuários. "Certamente, ultrapassamos uma fronteira, já que agora a maioria dos sistemas está hospedada no Google Cloud, e não no nosso data center. Em vez de manter servidores, substituir componentes com falha e aplicar patches, estamos focados em fazer com que nossos aplicativos funcionem de forma mais eficiente, o que resulta em um benefício mais mensurável para os usuários finais", afirma ele.

Além disso, os recursos que os usuários do campus hoje aproveitam, como excelente desempenho e alta disponibilidade, já foram muito caros para a faculdade implementar por conta própria, especialmente considerando as limitações financeiras que tinha. "Com o Google Cloud, esses recursos estão disponíveis para nós sem grandes custos iniciais e, na maioria dos casos, apenas fazem parte do conjunto de ferramentas. O melhor de tudo é que os custos são uma fração do que nós teríamos pagado no campus, e tudo pode ser gerenciado efetivamente com a equipe atual", afirma Jake.

A Manhattan College progrediu muito, mas ainda há outros planos em andamento. A faculdade continuará substituindo os servidores do data center gradualmente e pretende descobrir formas melhores e mais eficientes de fornecer os serviços na nuvem.

Jake está satisfeito por ter liberado a equipe de TI para concentrar mais recursos na "melhoria dos processos organizacionais" usando fluxos de trabalho eletrônicos, e por compreender melhor os dados do campus por meio de relatórios de dados e iniciativas de análise com os departamentos do campus. O departamento de TI conseguiu transformar um funcionário de TI tradicionalmente voltado para as atividades internas em um "instrutor de tecnologia voltado aos usuários para capacitá-los com essas novas ferramentas". Ele está ansioso para ver como as ferramentas de análise e de aprendizado de máquina podem ser usadas para estimular esse esforço.

Por enquanto, segundo Jake, "O Google Cloud nos forneceu um conjunto de ferramentas para resolver problemas complexos que não conseguiríamos resolver sozinhos".