Para instituições de ensino pequenas como a Central Wyoming College (CWC), melhorar a experiência dos alunos é muito importante para manter o número de alunos matriculados. Os alunos de hoje querem e precisam de acesso a ferramentas flexíveis para trabalhar com os colegas e para se comunicarem com os professores. "Precisamos oferecer os mesmos serviços de uma faculdade grande, como aplicativos que funcionem em dispositivos móveis, mas os custos precisam ser mantidos. Não podemos dobrar o tamanho do departamento de TI ou nosso orçamento, por isso um modelo baseado na nuvem parecia a melhor solução", afirma John Wood, CIO da CWC.

As ferramentas baseadas na nuvem também poderiam ajudar nos desafios específicos enfrentados por uma faculdade comunitária em uma área rural, com alunos, professores e funcionários percorrendo grandes distâncias para chegar à instituição. Os 2.000 alunos estão divididos em quatro campi, além de lugares remotos em áreas de natureza selvagem para o programa de educação ao ar livre. Segundo John, "É muito difícil para os alunos se encontrarem pessoalmente".

Ao mesmo tempo, os alunos são incentivados a trabalhar em equipe. "A colaboração entre eles é muito mais comum hoje do que era anos atrás", afirma John. Os professores atribuem projetos a grupos de alunos, não aos alunos individualmente. A colaboração também é comum entre os funcionários. John acrescenta: "Não me lembro da última vez que trabalhei em um projeto sozinho".

Acesso fora do campus a e-mails e documentos, sem precisar transportar os itens em mídias externas

Os sistemas atuais de e-mail e de armazenamento de arquivos da CWC não ofereciam flexibilidade para os alunos e funcionários em termos de onde e como funcionavam. Eles precisavam estar no campus para acessar e-mails e documentos armazenados. As pessoas que precisavam levar arquivos da faculdade para casa faziam isso fisicamente, usando um pen drive ou disco rígido externo. Além de apresentar problemas de segurança, como a exposição de redes a vírus, esse processo poderia criar diferentes versões de documentos importantes.

Wood acreditava que nuvem e custo-benefício eram os dois elementos principais para as ferramentas atualizadas de e-mail, armazenamento e produtividade, que poderiam ser acessadas em qualquer lugar. O problema do e-mail foi resolvido primeiro, e o Gmail substituiu o sistema de e-mail no campus da Central Wyoming College (CWC). Além de as ferramentas do Google Workspace for Education não terem custo financeiro para as instituições de ensino, Wood percebeu que o próprio departamento de TI também economizou tempo e dinheiro.

Segundo John, "O sistema de e-mail local exigia mais funcionários e servidores para ser gerenciado. Com o Gmail, provisionamos novas contas e pronto. Deixamos o Google cuidar da identificação de spams, que costumava ser um problema constante para o departamento de TI". Por ser um departamento pequeno, John afirma que poder eliminar tarefas como essa é incrível.

Colaboração no planejamento orçamentário

Quando os alunos e funcionários começaram a usar outras ferramentas do Google Workspace, como o Planilhas Google e o Google Meet, eles descobriram novas formas de se reunir, mesmo não estando na mesma sala de aula, biblioteca ou sala de conferência. Os professores e funcionários podem optar por trabalhar remotamente, conforme necessário, e diminuir os deslocamentos longos para os campi da CWC. Segundo John, "A colaboração entre eles agora pode acontecer de outras maneiras. O Meet está sendo usado cada vez mais, já que os alunos podem usá-lo para se encontrar quando não estiverem no campus".

Com o Google Workspace, os alunos têm todas as ferramentas necessárias para criar trabalhos acadêmicos ou compartilhar pesquisas com os colegas de turma. "Eles não precisam se preocupar em comprar uma versão para alunos do Microsoft Office. Essa é uma vitória para nós e para eles. Não tenho que me preocupar com as pessoas instalando softwares externos ou instalando-os incorretamente", afirma John.

Até as planilhas de orçamento podem ser colaborativas. Os administradores costumavam enviar e devolver as planilhas por e-mail para solicitar atualizações e aprovações, aumentando a possibilidade de erros ou de pessoas não autorizadas fazendo alterações. Hoje, John Wood e outros líderes de departamento podem criar uma única planilha no Planilhas Google e adicionar permissões de usuários por célula.

"Essa tem sido uma ferramenta importante, muito melhor do que ficar enviando e recebendo papéis ou e-mails. As pessoas não podem simplesmente substituir dados nas células se elas não tiverem permissão", afirma John.

Com as permissões, os alunos e funcionários controlam quem pode compartilhar o trabalho deles. Segundo John, "Antes você tinha que depender dos administradores de TI para compartilhar pastas e documentos. Agora os usuários podem decidir".

As ferramentas baseadas na nuvem sem custo financeiro estão ajudando a CWC a oferecer uma experiência de aprendizagem melhor para os alunos sem precisar aumentar as despesas. "Mesmo ferramentas simples nos ajudam a reduzir custos e economizar tempo", disse Wood. "Por exemplo, para aprovação de viagens, nós usávamos formulários de papel, mas agora podemos criar um formulário do Google compartilhado, que todos podem acessar."

À medida que a colaboração se torna imprescindível no ensino e no mundo profissional, John vê benefícios a longo prazo para os alunos que estão usando o Google Workspace antes de iniciar uma carreira. "Os comentários e as sugestões que eles compartilham ajudam a trabalhar melhor em equipe. E, igualmente importante, eles estão cultivando as habilidades interpessoais necessárias para colaborar no local de trabalho", afirma John.