للحفاظ على اتصال الطلاب وأعضاء هيئة التدريس والموظفين ببعضهم البعض وبالموارد على الإنترنت، يجب أن توفر كلية دبلن الجامعية إمكانية وصول سهل إلى البريد الإلكتروني وأدوات الإنتاجية، دون زيادة العبء على تكنولوجيا المعلومات. يقول بريان موريسي، رئيس خدمات الويب بالكلية، "يجب علينا توفير شبكة مفتوحة تمامًا غير مرتبطة بجهاز محدد ويعمل كل شئ بها لاسلكيًا." ونظرًا لوجود 32000 طالب و6000 موظف، يمكن استخدام ما يصل إلى 40000 جهاز كمبيوتر وجهاز لوحي وهاتف ذكي على شبكة الجامعة بالإضافة إلى استخدام البريد الإلكتروني ومشاركة المستندات. يقول موريسي، "يرغب المجتمع الجامعي ضمان إمكانية الاتصال بالإنترنت في جميع الأوقات كما لا يريد التعرض لمشاكل تسجيل الأجهزة أو الاتصال بالبريد الإلكتروني."
كان نظام بريد Sunmail الإلكتروني التابع للجامعة يحتاج إلى كثير من العمل من موريسي وزملائه في قسم تكنولوجيا المعلومات، ولم يكن سهل الاستخدام بالنسبة إلى الطلاب والموظفين. يقول موريسي، "كانت هذه الموارد باهظة الثمن من حيث التكلفة والإدارة، وهما الأمران اللذان نحاول تجنبهما دائمًا." لقد تعين على موظفي تكنولوجيا المعلومات صيانة ومراقبة العديد من خوادم البريد الإلكتروني الضخمة وكذلك تشغيل برامج مكافحة الرسائل غير المرغوب فيها والفيروسات على مزيد من الخوادم. وقد اشتكى الطلاب والموظفون من مساحات الحساب المحدودة التي اضطرتهم إلى حذف الرسائل في الكثير من الأحيان. يقول موريسي، "لقد كنا نبحث عن مبلغ يتجاوز المليون لتجديد بنية نظام يفتقر إلى العديد من الميزات." قرر فريق تكنولوجيا المعلومات الانتقال إلى اعتماد نظام البريد الإلكتروني المستند إلى السحاب الذي يمكن تنفيذه وإدارته بسهولة.