حتى مع مجموعة صغيرة من الطلاب، وجد الطلاب والموظفون بكلية سانت نوربرت (SNC) أن العمل عبر الأقسام كانت تعوقه العمليات الورقية ورسائل البريد الإلكتروني السابقة وأدوات الإنتاجية. ولقد أدرك قادة التكنولوجيا مثل بن هومردينغ، خبير تكنولوجيا التعليم، إمكانات أدوات السحاب لمساعدة الطلاب والأساتذة على التعاون معًا بسهولة ومشاركة المعلومات بشكلٍ دقيق وسريع.

يقول هومردينغ: "قبل الانتقال إلى اعتماد حلول Google، كنا نستخدم نظام البريد الإلكتروني التابع لنا الذي كانت تتم استضافته على موقع الجامعة، وكنا نخزن جميع ملفاتنا على خوادمنا، ولكن لم يكن هناك الكثير من التعاون، حيث كان يتم إرسال المستندات من خلال سلسلة طويلة من رسائل البريد الإلكتروني وتصبح المعلومات عالقة في أماكن عدة". وكان المشرفون يستخدمون النماذج الورقية لجمع تفاصيل الدورات التدريبية وتحديثها، وهي عملية بطيئة تسبب تأخيرات وأخطاء.

إمكانية تخزين كل شيء والوصول من أي مكان

ويتابع "هومردينغ": "وبعد أن فهم المستخدمون داخل الكلية طريقة الاستفادة من خدمات Google Workspace، مثلاً لمشاركة المستندات مع الحرم الجامعي بأكمله، زاد معدّل الإنتاجية والإبداع بشكل مذهل". ويضيف "هومردينغ": "تعلّم الأساتذة الجامعيون إمكانية استخدام "مستندات Google" للتعليق على عمل الطلاب أثناء أدائهم له، بل والتواصل أيضًا من خلال محادثات مباشرة مع الطلاب".

كما بدأ الأساتذة أيضًا استخدام Google Drive لتخزين المستندات اللازمة للصفوف. يقول هومردينغ: "كان تنزيل المستندات من الحرم الجامعي أو من المنزل يُمثل مشكلة قبل ذلك، أما الآن يمكننا الوصول إلى أي شيء ومن أي مكان".

كان الهدف الجديد وهو "إمكانية تخزين كل شيء والوصول من أي مكان" جزءًا من برنامج الكلية الجديد "جلب الجهاز الشخصي" (BYOD) للطلاب والمعلمين، بما في ذلك استبدال أجهزة كمبيوتر سطح المكتب التابعة للمعلمين بأجهزة الكمبيوتر المحمولة. يقول هومردينغ: "إذا كنت بصدد التبديل إلى سياسة جلب الجهاز الشخصي (BYOD)، فأنت بحاجة إلى وضع إستراتيجيات للأشخاص من أجل مشاركة المحتوى من خلال Google Workspace بغض النظر عن الجهاز الذي لديهم. وهذا هو ما دفعنا إلى اعتماد حلول Google كخيار مناسب لنا".

أتاحت مساحات Drive المشتركة على Google، والتي ترجع ملكية الملفات فيها إلى المجموعات وليس الأفراد، إمكانية التخزين المشترك للمستندات الإدارية. وهو الأمر الذي جعل إدارة استعارات الطلاب أكثر سهولة، لعدم تخزين الملفات في Drive التابع للطلاب.

توفير الوقت وتحسين الدقة لعمليات الإشراف العامة

لتحسين عملية تحديث دليل الدورات التدريبية بالكلية؛ استخدم فريق تكنولوجيا المعلومات بكلية سانت نوربرت (SNC ITS) تطبيق Apps Script لإنشاء رمز Google Workspaceمُخصص يجمع تفاصيل الدورات التدريبية من نماذج Google ويضيف المعلومات إلى مستندات Google وجداول بيانات Google. ويساعد هذا التطبيق على تسهيل عملية الموافقة على التغييرات والدورات التدريبية الجديدة، مما يُسهّل على المسؤولين عن منح الموافقات وهيئة التدريس معرفة متى تكون عمليات الإرسال قيد التنفيذ. ومن خلال مساعدة الطلاب، يعمل هومردينغ الآن على اختبار أداة تطوير التطبيقات لإجراء هذه العمليات كجزء من برنامج الاستخدام التجريبي (EAP)، وهو برنامج Google التجريبي الذي يدعو المستخدمين أمثال بن إلى اختبار المنتجات وتقديم التعليقات بشأنها قبل إطلاقها بشكل كامل. ويتم استخدام التعليقات من مستخدمي برامج الاستخدام التجريبي (EAP) لتحسين المنتجات وتصميمها حسب احتياجات المستخدمين.

بعد إنشاء هومردينغ لرمز Google Workspace المُخصص، أنشأ المشرفون بعد ذلك دليل الجامعة باستخدام المستندات. وساعدت العملية الجديدة على التخلص من سلاسل البريد الإلكتروني المتبادلة وعمليات تصحيح الأخطاء مما زاد من وقت إنشاء دليل الجامعة. يقول هومردينغ: "كان الفريق الذي أنشأنا هذه العملية من أجله سعيدًا للغاية".

كما تساعد نماذج Google المشرفين على جمع المعلومات بسرعة ودقة، وخاصة ضمن مركز سترزل التابع للكلية والمتخصص في "خدمة المجتمع والتعلم"، مما يعزز المشاركة المجتمعية.

تقول منسقة المشاركة المجتمعية سوزان أنجولي، "نحن ندير العديد من أحداث الخدمات لمرة واحدة. وقبل استخدام نماذج Google، كانت عملية التسجيل بطيئة للغاية". وفي السنة الماضية، راجع مركز ستورزل عملية التسجيل "ليوم مارتن لوثر كينغ للخدمة" لجعلها أكثر سهولة في الاستخدام. واستخدمت أنجولي إضافة "مزيل الفقرات" (Choice Eliminator) في نماذج Google والتي تزيل إمكانية الاختيار للمتطوعين بعد اشتراك عدد كافٍ من الطلاب بموقع معين أو وقت معين.

يستخدم فريق تكنولوجيا المعلومات بكلية سانت نوربرت أيضًا Google Workspace وأداة تطوير التطبيقات لتبسيط عملية تسجيل الدخول والموافقة للمكتبة التكنولوجية (Tech Bar) بالكلية؛ وهى خدمة جديدة توفر التدريب التكنولوجي وتحرّي الخلل وإصلاحه للطلاب والموظفين. ففي بعض مشروعات صفوف كلية سانت نوربرت، يجب على الطلاب حضور ورش عمل المكتبة التكنولوجية (Tech Bar) لتأكيد حصولهم على تدريبات في مهارات معينة مثل إنشاء المدونة ومقطع الفيديو.

باستخدام أداة تطوير التطبيقات، أنشأ هومردينغ تطبيقًا مخصصًا للسماح لمدربي المكتبة التكنولوجية (Tech Bar) بإرسال "مستند" إلى هيئة التدريس يُثبت أن الطلاب قد أكملوا التدريب. بالإضافة إلى ذلك، يسمح التطبيق للطلاب بتقييم مدربي المكتبة التكنولوجية (Tech Bar). ويخطط هومردينغ لإضافة نظام تحديد المواعيد إلى المكتبة التكنولوجية (Tech Bar)، حيث يتم حاليًا تحديد مواعيد الاجتماعات باستخدام ميزة خانات المواعيد في تطبيق تقويم Google.

الإعداد للمستقبل

يقول هومردينغ: "من خلال اعتماد استخدام Google Workspace، تتولى كلية سانت نوربرت الإعداد لمستقبل يكون فيه التعاون وإمكانية الوصول من المتطلبات الأساسية وليست مجرد خيارات". يشمل ذلك أيضًا تقليل الاعتماد على الخوادم والأدوات التي يتعين على فريق تكنولوجيا المعلومات صيانتها. ويوضح هومردينغ أيضًا، "لقد واجهنا في الآونة الأخيرة انقطاعًا في التيار الكهربائي في جميع أنحاء الحرم الجامعي، ولكن كان لا يزال بإمكاننا إرسال رسائل البريد الإلكتروني والمستندات من هواتفنا أو باستخدام نقاط الاتصال، وهو الأمر الذي لم يكن ممكنًا باستخدام نظام رسائل البريد الإلكتروني القديم".

إن الإعداد للمستقبل يعني أيضًا اختيار الأدوات التي يستخدمها الطلاب من قبل حتى تتمكن التكنولوجيا من تقليل الوقت الزائد المستغرق إلى أدنى حد. ويقول هومردينغ: "تُظهر بياناتنا أن 90% من الطلاب الموجودين داخل الحرم الجامعي يستخدمون منتجات Google من قبل". وعندما يستخدم الأساتذة Google Workspace لمشاركة موارد الدورة التدريبية وتحديد موعد إجراء الاجتماعات على الإنترنت؛ فهم يعرفون أن الطلاب سيتأقلمون سريعًا مع بيئة التعلم التعاونية.

يختبر مكتب الفعالية المؤسسية بالكلية أداة BigQuery، وهي جزء من Google Cloud، لتحليل البيانات بشأن الوظائف التي يحصلون عليها وكذلك الشهادات المتقدمة بهدف تحديد مدى نجاح الكلية في إعداد الطلاب للوظائف.

ويدرس هومردينغ إمكانية استخدام أدوات Google Cloud الأخرى لمساعدة الموظفين على مشاركة بيانات البحث وتحليل أداء الكلية على نحو أفضل.

يقول هومردينغ: "عندما تم اختيار Google، تأكدنا من قدرتنا على تقديم الإمكانات اللازمة للطلاب هذا العام وفي الأعوام القادمة، فإذا تمكن الأساتذة من العمل عن قرب مع الطلاب كما تمكن الموظفون من تقديم خدمة أفضل للحرم الجامعي؛ نستطيع وضع الكلية في مكانة مرموقة في السوق التنافسية".