تحسّن كلية Manhattan College خدمات تكنولوجيا المعلومات لتقديم دعم أفضل للطلاب وأعضاء هيئة التدريس

مع وجود فريق عمل يتكون من 22 موظفًا، تعتبر موارد قسم تكنولوجيا المعلومات في كلية مانهاتن محدودة تمامًا. يقول جايك هولمكويست، رئيس قسم تكنولوجيا المعلومات بكلية مانهاتن: "بينما نعمل - مثل السكين السويسرية - على إنجاز الكثير من الأشياء، لا نمتلك الخبرة اللازمة في مجال بعينه. فهناك جزء كبير من فريقنا يتألف من متخصصين بشكل عام في تكنولوجيا المعلومات، وهكذا يصعب جعل الحل الجيد أكثر تميزًا". واستخدمت هيئة التدريس العديد من الأدوات على أجهزة الجامعة ولكن مع زيادة الاحتياجات أصبحت المشكلات أكثر تعقيدًا وتكلفة.

التحول إلى خدمة السحاب

يقول هولمكويست: "انتقلنا إلى خدمة السحاب، وقد كانت أفضل الحلول في أغلب الحالات". وقد استخدمت كلية مانهاتن أدوات Google منذ عام 2008. ثم جاء التحوّل إلى بريد Gmail، وقد كانت هذه، على حد تعبير هولمكويست "هي الفرصة التي كنا بحاجة إليها في قسم تكنولوجيا المعلومات لإقناع سائر العاملين داخل الحرم الجامعي بمدى ملاءمة العمل في السحاب". وإذا كان الأمر يتعلق بمنظور الثقة والمعرفة والسهولة في ما يتصل بأدوات Google، كان الاستمرار في استخدام خدمات Google أمرًا منطقيًا، كما يعلق هولمكويست. ويضيف: "لقد ساعد حقًا وجود حسابات حالية في Google Workspace على تمكين فريق تكنولوجيا المعلومات من الوصول إلى أدوات السحاب من Google، ثم تفويض الوصول فور تطوير الخدمات".

بدأ أسلوب عمل فريق تكنولوجيا المعلومات باستخدام أنظمة متكررة "بدون بيانات" وذات مخاطرة منخفضة مثل: نظام أسماء النطاقات، ومواقع الويب الصغيرة التي لا تحتوي على معلومات شخصية. يقول هولمكويست: "بينما عملنا على زيادة سرعة اتجاهنا إلى خدمة السحاب وترحيل المزيد من الخدمات التي تركز على المستخدم، بدأنا في دمج "بيئة السحاب الآمنة" في مراسلاتنا حول عمليات الترقية والترحيل. وبالإضافة إلى تلك المراسلات تم تضمين طبقة جديدة من خدمات التكرار والتوفّر العالي التي تحسّن أداؤها، وكانت أكثر تكرارًا وموثوقية بعد ترحيلها إلى السحاب - وهو الأمر الذي كان يستحيل علينا تحقيقه داخل الحرم الجامعي".

يقول هولمكويست: "تلخصت رحلتنا في التغلب على الحواجز التي بيننا وبين خدمة السحاب، والتبنّي التدريجي للمفهوم الذي كان في البداية غريبًا على المستخدمين وفريق تكنولوجيا المعلومات على حد سواء. وبينما كنا نتخطى كل حاجز على الطريق، كانت الخطوات التالية أسهل علينا".

يلاحظ هولمكويست أنه عند اعتماد السحاب من Google لأول مرة، في عام 2014، لم تكن الأدوات مدعومة بالوثائق بشكل جيد. ولكن منذ ذلك الحين، "أصبح استخدام الأدوات أسهل كثيرًا، وزاد عدد المهام التي يمكن إنجازها من خلال واجهة المستخدم، وتحسّنت الوثائق كثيرًا من خلال المزيد من الأمثلة المفيدة ومنتدى أكثر للدعم".

التحديات تؤتي ثمارها

شمل التحدي الرئيسي الذي واجهته كلية مانهاتن التطبيقات التجارية الكبيرة التي أعادوا توجيهها. وقد تم تصميم معظمها لمركز البيانات، وعلى حد قول هولمكويست: "في تجربتنا، لم يكن أداؤها جيدًا "بعد التشغيل" عند نقلها إلى خدمة السحاب. وكانت أكبر عقبة لدينا هي التهيئة الأولي لهذه الإعدادات (غير الموثقة جيدًا) لتحسين التطبيقات للحصول على الفرص الجديدة التي توفرها خدمة السحاب".

لكنه يضيف أن أكبر إنجازاتهم حتى الآن نتجت بالفعل عن هذا التحدي: ففي تموز (يوليو) 2017، نفّذوا "بانر 9"، وهو عبارة عن ترقية لنظامهم السابق.

يعلق هولمكويست قائلاً: "كان النشر النموذجي في مركز البيانات يعني شراء رقم ضخم من الأجهزة يبلغ ستة أصفار ولم نكن نضمن تسليمها وتوفّرها في وقت يكفي لإجراء اختبارات مكثفة والبث المباشر لصيف 2017. وبدلاً من ذلك، تبنّينا أسلوبًا غير مسبوق لنشر مكونات "بانر 9" الجديدة هذه في Compute Engine ضمن Google Cloud. واستطعنا تطوير العديد من المكونات بسرعة وسهولة أثناء اختبار التثبيت والترقية. وعندما أخفقنا، عملنا سريعًا على حذف المثيل ثم بدأنا من جديد خلال دقائق معدودات. وبفضل مساعدة دعم Google، تمكنّا من تحديد عدد من الإعدادات ذات الصلة بالشبكة الظاهرية الخاصة (VPN) من موقع لموقع (مكونات بانر 9 في Google Cloud التي ترد على قاعدة البيانات الداخلية) وضبط أداء خادم التطبيقات وأخيرًا، التوفّر العالي وطبقة المقابس الآمنة".

وفي النهاية، تمكنوا من نشر بيئة إنتاجية من خلال "الأداء المتميز ومستوى التوفّر العالي الذي ما كان ليتاح لنا تنفيذه داخل الحرم الجامعي".

والآن، تستطيع هيئة التدريس تطوير ودعم نظام جديد في غضون دقائق. ويقول هولمكويست: "إذا احتجنا إلى البدء من جديد، يمكننا الحذف بشكل أسرع، لا سيما أن المزيد من فريقنا أصبح بإمكانهم تطوير الخدمات حسب الحاجة، بدلاً من انتظار مشرف النظام حتى يوفرها لهم".

الاستمتاع بالتقدم مع استشراف المستقبل

قبل كل شيء، كان هولمكويست يهدف إلى تقليل تركيز فريق تكنولوجيا المعلومات على مركز البيانات وجعله أكثر اندماجًا في المبادرات ذات الصلة بالمستخدم. ويقول السيد هولمكويست: "لقد تخطينا الحد بكل تأكيد، فقد أصبحت أنظمتنا تتم استضافتها في Google Cloud بمعدّل أكبر من مركز البيانات، وبدلاً صيانة الخوادم واستبدال المكونات المعطلة وتطبيق رموز التصحيح، أصبحنا نركز الآن على جعل تطبيقاتنا تعمل بشكل أكثر فعالية مما يؤدي إلى فائدة لمستخدمينا أكثر قابلية للقياس".

بالإضافة إلى ذلك، فإن الميزات التي يعتمد عليها المستخدمون حاليًا داخل الحرم الجامعي - مثل الأداء المتميز والتوفر العالي - كان تنفيذها بالنسبة إلى الكلية بمفردها أمرًا بالغ التكلفة، وخصوصًا في ظل مواردها المحدودة. يقول هولمكويست: "من خلال خدمة السحاب من Google، تتاح هذه الميزات لنا بدون تكاليف مقدمة عالية، كما أنها تكون في معظم الحالات جزءًا فحسب من مجموعة الأدوات. وأفضل ما في الأمر هو أن هذه التكاليف تمثل جزءًا يسيرًا مما كان سيتحتم علينا سداده مقابل استخدام تطبيقات داخل الحرم الجامعي وهو شيء يمكن إدارته بفاعلية من خلال فريق العمل الحالي".

تم إحراز تقدم كبير في كلية مانهاتن، غير أنه ما زال هناك الكثير من الخطط قيد التنفيذ. وتتابع الكلية استبدال الخوادم في مركز البيانات من خلال الاستنزاف، وتهدف إلى استكشاف طريق أفضل وأكثر فاعلية لتقديم الخدمات في السحاب.

يشعر هولمكويست بالسعادة لنجاحه في توفير الوقت لفريق تكنولوجيا المعلومات لتركيز المزيد من الموارد على "تحسين عمليات الأعمال" من خلال عمليات سير العمل الإلكترونية، وكذلك الاستفادة من البيانات داخل الحرم الجامعي من خلال تقارير البيانات ومبادرات التحليلات مع مكاتب الحرم الجامعي. وقد تطور القسم بنجاح من وضعه التقليدي كقسم تكنولوجيا معلومات يركز على الجانب الداخلي إلى "جهة تدريب تكنولوجية تركز على المستخدمين ودعمهم من خلال هذه الأدوات الجديدة". وينتظر هولمكويست بشغف لمعرفة الكيفية التي سيتم من خلالها استخدام أدوات التعلّم الآلي والأدوات التحليلية لدعم هذه الجهود.

يقول هولمكويست: "لقد أعطانا Google Cloud حاليًا مجموعة أدوات لحل المشاكل المعقدة التي لم نكن لتمكن من حلها بمفردنا".