بالنسبة إلى مؤسسات تعليمية مثل كلية سنترال وايومنغ (CWC)، يعد دعم تجربة الطلاب جزءًا أساسيًا من عملية الحفاظ على معدل تسجيل الطلاب. فالطلاب في الوقت الحالي لديهم احتياج كبير إلى الوصول إلى أدوات مرنة للعمل مع زملائهم، بالإضافة إلى التواصل مع المعلمين. يقول جون وود، مدير قسم تكنولوجيا المعلومات بكلية سنترال مايونغ: "علينا أن نقدم أكبر عدد من الخدمات باعتبارنا كلية كبيرة الحجم، مثل التطبيقات التي تعمل على أجهزة الجوّال. ولكن ينبغي تثبيت التكاليف، فلا يمكننا مضاعفة حجم قسم تكنولوجيا المعلومات أو الميزانية، ولذلك كان النموذج المستند إلى السحاب هو الأكثر ملاءمة".

كما تتعامل الأدوات المستندة إلى السحاب أيضًا مع التحديات الفريدة التي تواجهها الكلية المجتمعية في المناطق الريفية، حيث يكون على الطلاب وأعضاء التدريس والعاملين السفر لمسافات طويلة للوصول إلى الكلية. ويتوزّع طلاب الكلية البالغ عددهم 2000 طالب بين أربعة مقرات جامعية بالإضافة إلى المواقع البرية البعيدة لبرنامجها للتعليم في الهواء الطلق. يقول وود: "من الصعب جدًا على الطلاب الاجتماع بشكل شخصي".

في الوقت نفسه، يتم تشجيع الطلاب على العمل في فرق. ويقول وود: "أصبح التعاون بين الطلاب أكثر شيوعًا مما كان عليه قبل عدة سنوات". فالأساتذة يخصصون المشاريع لمجموعات من الطلاب، وليس لكل طالب على حدة. وقد أصبح التعاون هو القاعدة المتبعة من جانب الموظفين أيضًا، ويضيف وود قائلاً: "لا أستطيع أن أتذكر آخر مرة كنت أعمل فيها على أحد المشاريع وحدي".

وصول إلى البريد الإلكتروني والمستندات خارج الحرم الجامعي - بدون "sneakernet"

لم توفر أنظمة البريد الإلكتروني وتخزين الملفات الموجودة في كلية سنترال وايومنغ المرونة المطلوبة للطلاب والموظفين فيما يتعلق بمكان وكيفية عملهم. فقد كان عليهم التواجد في الحرم الجامعي للوصول إلى البريد الإلكتروني والمستندات المخزنة. وكان الأشخاص الذين يحتاجون إلى نقل الملفات من المدرسة إلى المنزل يستخدمون إستراتيجيات "sneakernet"، مثل محركات أقراص USB أو محركات الأقراص الثابتة الخارجية. وهذه العملية يمكن أن تؤدي إلى إنشاء نسخ متعددة من المستندات الأساسية، بالإضافة إلى مشكلات أمنية، مثل تعريض الشبكات للفيروسات.

يؤكد "وود" أنّ السحابة الإلكترونية وخفض التكاليف هما العاملان الأساسيان لاستخدام الإصدارات المحدّثة من البريد الإلكتروني ومساحة التخزين وأدوات الإنتاجية التي يمكن الوصول إليها من أي مكان. وقد تمّت معالجة البريد الإلكتروني أولاً، إذ حلّ Gmail محل نظام البريد الإلكتروني المستخدَم في حرم "كلية وايومنغ المركزية". بالإضافة إلى توفُّر أدوات Google Workspace for Education للمؤسسات التعليمية بدون تكلفة، لاحظ "وود" أنّ قسم تكنولوجيا المعلومات وفَّر أيضًا المال والوقت.

يقول وود: "تتطلب إدارة البريد الإلكتروني على أجهزة الكلية مزيدًا من العاملين والخوادم. وباستخدام Gmail، نتمكن من توفير حسابات جديدة - وتلك هي الميزة. فإننا نترك لخدمة Google تولي مهمة فرز الرسائل غير المرغوب فيها، وقد كانت فيما مضى مشكلة طالما عانى منها قسم تكنولوجيا المعلومات. وبالنسبة إلى قسم تكنولوجيا معلومات صغير الحجم، تعد القدرة على إزالة تلك المهام عن كاهله "هبة من الله".

إضافة بُعد تعاوني إلى تخطيط الميزانية

بينما بدأ الطلاب والعاملون في استخدام أدوات Google Workspace الأخرى، مثل جداول بيانات Google وGoogle Meet، اكتشفوا طرقًا جديدة للعمل كفريق حتى عند عدم وجودهم في نفس غرفة الصف أو المكتبة أو قاعة المؤتمرات. ويمكن للأساتذة والعاملين اختيار العمل عن بُعد حسب الحاجة، وبالتالي يتم توفير الوقت المنقضي في التنقل اليومي إلى الحرم الجامعي لكلية سنترال وايومنغ. ويقول وود: "يمكنهم التعاون الآن من خلال طرق مختلفة. وقد أصبحت خدمة Meet أكثر شيوعًا، حيث يستطيع الطلاب استخدامها للتواصل بشكل شخصي عندما لا يكونون في الحرم الجامعي".

باستخدام Google Workspace، تتوفر للطلاب جميع الأدوات التي يحتاجون إليها لإنشاء الأوراق الأكاديمية ومشاركة الأبحاث مع زملائهم. يقول وود: "لم يقلق الطلاب بعد ذلك بشأن شراء نسخة لطالب من Microsoft Office. وهذا إنجاز بالنسبة إلينا وللطلاب. ولم يعد يشغلني قيام الأشخاص بثبيت برامج خارجية أو تثبيتها بطريقة خاطئة".

حتى جداول بيانات الميزانية أصبح لها أهمية تعاونية. فالمشرفون اعتادوا على إرسال جداول البيانات بالبريد الإلكتروني عدة مرات لطلب التحديثات والموافقات، مما كان يزيد من احتمال وقوع أخطاء - أو قيام أشخاص ممن ليسوا مخوّلين لتحديث الميزانيات بإجراء تغييرات. واليوم، أصبح بإمكان وود وقادة الأقسام الأخرى إنشاء جدول بيانات موحّد في جداول بيانات Google وإضافة أذونات إلى المستخدمين خلية خلية.

يقول وود: "لقد كانت أداة قوية - وأفضل بكثير من تبادل الأوراق أو رسائل البريد الإلكتروني، حيث لا يمكن للأشخاص إلغاء البيانات في الخلايا إذا لم يكن لديهم إذن بذلك".

من خلال "امتلاك" الطلاب والعاملين للأذونات، يمكنهم التحكم في اختيار الشخص الذي يمكنه مشاركة عملهم. يقول وود: "كان علينا الاعتماد على مشرفي تكنولوجيا المعلومات لمشاركة المستندات والمجلدات، والآن يمكن للمستخدمين تحديد ذلك بأنفسهم".

تستفيد كلية Central Wyoming College ‏(CWC) من الأدوات المستنِدة إلى السحابة الإلكترونية والمتوفّرة بدون رسوم لتقديم تجربة تعليم أفضل للطلاب بدون أي تكاليف إضافية. في هذا الإطار، يقول "وود": "حتى الأدوات البسيطة تساعدنا في خفض التكاليف وتوفير الوقت". "على سبيل المثال، عند إجراء طلبات السفر، كنّا نتداول في السابق نماذج ورقية عديدة، أمّا الآن، فيمكننا إنشاء نموذج Google مشترك يمكن للجميع مراجعته".

بينما يصبح التعاون أمرًا ضروريًا في عملية التدريس وعالم الأعمال، يرى وود أن الطلاب الذين يتحولون إلى Google Workspace قبل بدء مسارهم المهني يحصلون على فوائد طويلة المدى. ويقول وود: "إن التعليقات والاقتراحات التي يشاركها الطلاب تساعدهم على العمل معًا بشكل أفضل. علاوة على ذلك، وبنفس القدر من الأهمية، فإنهم يبنون المهارات الشخصية التي يحتاجون إليها للتعاون في مكان العمل".